وظایف مدیر ساختمان: چک‌لیست کامل ماهانه و سالانه

به‌روزرسانی: آبان ۱۴۰۵

مدیر ساختمان کسی است که ساکنین یا مالکین برای ادارهٔ قسمت‌های مشترک انتخاب می‌کنند. طبق قانون تملک آپارتمان‌ها، وقتی تعداد مالکین بیش از سه نفر باشد باید مدیر یا هیئت مدیره انتخاب شود. کار مدیر بیشتر از جمع کردن شارژ است؛ او امین پول و نمایندهٔ همهٔ ساکنین است.

وظایف اصلی مدیر ساختمان

1. تعیین و وصول شارژ: محاسبهٔ سهم هر واحد بر اساس روشی که مجمع تصویب کرده، اعلام آن و پیگیری پرداخت‌ها. (روش‌ها را در راهنمای محاسبهٔ شارژ ببینید.)
2. پرداخت هزینه‌های مشترک: قبض‌های مشاع، حقوق نگهبان یا نظافت‌چی، سرویس آسانسور، موتورخانه و تعمیرات.
3. نگه‌داشتن حساب‌وکتاب: ثبت همهٔ دریافتی‌ها و پرداختی‌ها با تاریخ، و نگهداری فاکتور و رسید هر هزینه.
4. گزارش دادن: اعلام وضعیت صندوق به ساکنین و ارائهٔ گزارش مالی در مجمع عمومی سالانه.
5. نگهداری قسمت‌های مشترک: سرویس‌های دوره‌ای آسانسور، موتورخانه، پمپ‌ها، کپسول‌های آتش‌نشانی و پشت‌بام.
6. بیمه: بیمهٔ آتش‌سوزی و مسئولیت ساختمان و بیمهٔ آسانسور را به‌موقع تمدید کند.
7. برگزاری جلسه‌ها و اجرای مصوبات: دعوت به مجمع، تهیهٔ صورت‌جلسه و اجرای تصمیم‌ها.
8. اطلاع‌رسانی: قطعی آب و برق، سرویس آسانسور، تغییر شارژ و هر خبری که به همه مربوط است.
9. رسیدگی به درخواست‌ها: خرابی‌ها، شکایت از همسایه و پیشنهادهای ساکنین.
10. پیگیری بدهکاران از راه قانونی وقتی یادآوری دوستانه جواب نداد (مراحل ماده ۱۰ مکرر).

چک‌لیست ماهانه

• صدور شارژ ماه و اعلام آن به همهٔ واحدها
• بررسی و تأیید فیش‌های واریزی
• یادآوری به واحدهای بدهکار
• پرداخت قبض‌ها و هزینه‌های ثابت و ثبت فاکتورها
• نگاه به موجودی صندوق و مقایسهٔ دریافتی با هزینه
• پیگیری درخواست‌های باز ساکنین

چک‌لیست سالانه

• برگزاری مجمع عمومی و ارائهٔ گزارش مالی سال
• بازنگری مبلغ شارژ با توجه به هزینه‌های واقعی
• تمدید بیمه‌ها و قراردادهای نگهداری (آسانسور، نظافت)
• سرویس کامل موتورخانه پیش از فصل سرما
• شارژ یا تعویض کپسول‌های آتش‌نشانی
• بازدید پشت‌بام و ناودان‌ها پیش از فصل بارندگی

اختیارات و حدود مدیر

مدیر برای کارهای جاری ساختمان اختیار دارد، ولی تصمیم‌های بزرگ (مثل بازسازی لابی، تغییر روش شارژ یا هزینه‌های غیرعادی) باید در مجمع عمومی گرفته شود. مدیر حق ندارد از صندوق برای کار شخصی استفاده کند و باید هر زمان که مالکین خواستند، حساب‌ها را نشان دهد.

شفافیت، بهترین سپر مدیر

بیشترین گلهٔ ساکنین از مدیران، نبودن شفافیت مالی است. اگر هر هزینه با فاکتورش ثبت شود و هر ساکن بتواند بدهی خودش و موجودی صندوق را ببیند، هم اعتماد ساختمان بالا می‌رود و هم مدیر از اتهام‌های ناروا در امان می‌ماند.

تحویل به مدیر بعدی

وقتی دورهٔ مدیریت تمام می‌شود، مدیر باید موجودی صندوق، فهرست بدهکاران، قراردادها، کلیدها و همهٔ فاکتورها را تحویل دهد و صورت‌جلسهٔ تحویل امضا شود. اگر حساب‌ها از اول در یک سامانه ثبت شده باشد، این کار چند دقیقه طول می‌کشد.