نمونه صورت‌جلسهٔ مجمع عمومی ساختمان، آمادهٔ استفاده
مجمع عمومی جلسه‌ای است که مالکین (و در صورت دعوت، ساکنین) دور هم تصمیمهای مهم ساختمان را می‌گیرند: انتخاب مدیر، تعیین شارژ، تصویب هزینه‌های بزرگ و شنیدن گزارش مالی. چیزی که این تصمیم‌ها را محکم میکند، صورت‌جلسه‌ای است که امضای حاضران را دارد.
پیش از جلسه
- دعوت مکتوب: زمان، مکان و دستور جلسه را دستکم یک هفته قبل به همهٔ مالکین اعلام کنید (اطلاعیهٔ کتبی در لابی، پیام یا اعلان در سامانه).
- دستور جلسه را روشن بنویسید: مثلاً «گزارش مالی سال ۱۴۰۵»، «تعیین شارژ سال ۱۴۰۶»، «انتخاب مدیر».
- گزارش مالی را آماده کنید: دریافتی‌ها، هزینه‌ها با فاکتور، موجودی صندوق و بدهی واحدها.
- حد نصاب: برای اعتبار تصمیم‌ها، حضور اکثریت مالکین را جدی بگیرید و فهرست حاضران را با امضا ثبت کنید. مالکی که نمی‌تواند بیاید، میتواند با وکالت‌نامهٔ کتبی نماینده بفرستد.
متن نمونهٔ صورت‌جلسه
متن زیر را کپی و جاهای خالی را پر کنید:
صورت‌جلسهٔ مجمع عمومی مالکین ساختمان ............
به نشانی: ...................................................
جلسهٔ مجمع عمومی مالکین ساختمان فوق در تاریخ ....../....../.......... ساعت ........ در محل ............ با حضور ...... نفر از ...... مالک (فهرست و امضای حاضران پیوست است) تشکیل شد و با توجه به حد نصاب لازم، رسمیت یافت.
رئیس جلسه: .................... منشی جلسه: ....................
دستور جلسه:
۱. گزارش مالی مدیر از تاریخ ............ تا ............
۲. تعیین مبلغ و روش محاسبهٔ شارژ ماهانه
۳. انتخاب مدیر (یا هیئت مدیره) ساختمان
۴. سایر موارد: ............................
مصوبات:
۱. گزارش مالی مدیر قرائت شد. موجودی صندوق در تاریخ ............ مبلغ ............ تومان اعلام و (تأیید شد / با این توضیح تأیید شد: ............).
۲. شارژ ماهانه از ماه ............ به این ترتیب تعیین شد: مبلغ ثابت ............ تومان برای هر واحد + ............ تومان برای هر متر + ............ تومان برای هر نفر. مهلت پرداخت شارژ هر ماه تا روز ...... همان ماه است.
۳. آقای / خانم ............ ساکن واحد ...... به‌عنوان مدیر ساختمان برای مدت ............ انتخاب شد. شمارهٔ کارت ............ به نام ایشان برای واریز شارژ اعلام شد.
۴. ...........................................................
این صورت‌جلسه در ...... بند تنظیم و به امضای حاضران رسید و برای همهٔ مالکین و ساکنین لازم‌الاجراست.
امضای حاضران: (نام، شمارهٔ واحد، امضا)
بعد از جلسه
- یک نسخه از صورت‌جلسهٔ امضاشده را در لابی نصب کنید و تصویرش را برای همه بفرستید.
- اصل امضاشده را نگه دارید؛ برای پیگیری حقوقی بدهی شارژ یا اختلاف‌ها مدرک مهمی است.
- مصوبات را اجرا کنید و در جلسهٔ بعد گزارش پیشرفت بدهید.
هر چند وقت یک بار مجمع عمومی برگزار شود؟
دستکم سالی یک بار برای گزارش مالی و تعیین شارژ سال بعد. برای تصمیمهای فوری (مثل تعمیر بزرگ پیشبینینشده) میتوان مجمع فوقالعاده گرفت.
اگر حد نصاب جمع نشود چه کنیم؟
جلسه را به تاریخ دیگری موکول کنید و دوباره کتبی دعوت کنید. تصمیم‌هایی که بدون حد نصاب گرفته شود ممکن است بعداً مورد اعتراض قرار گیرد.
مستأجرها هم در مجمع رأی دارند؟
رأیدادن دربارهٔ مسائل مالکیت با مالکین است، ولی دعوت از مستأجرها برای شنیدن گزارش و نظرشان دربارهٔ امور جاری، همکاری ساختمان را بیشتر میکند. مالک میتواند با وکالتنامه، مستأجر را نمایندهٔ خود کند.
این متن برای راهنمایی است و جایگزین مشاورهٔ حقوقی نیست.
حساب‌وکتاب ساختمان را به کناهوم بسپارید
شارژ خودکار، فیش آنلاین، هزینه با فاکتور و گزارش مالی آماده برای مجمع؛ برای ساکنین رایگان است.